Sinds 2017 verwerkt het software platform Eagle IOD de signalisatievergunningen voor steden en gemeenten. Eagle zorgt voor een geoptimaliseerd proces, van A tot Z, voor alle dossiers van containers, stellingen, wegenwerken, … Ook wielerwedstrijden en speelstraten kunnen met dit platform behandeld worden, maar onze klanten vroegen om meer. Wat met evenementen als buurtfeesten, muziekfestivals en fuiven?

Onmogelijke opdracht: standaardiseren van het Proces Evenementen

Opnieuw bezochten we belangrijke klanten om eerst en vooral het vergunningsproces van Evenementen te analyseren. Net zoals bij Eagle IOD kregen we bij elke klant een ander proces: het aanvraagformulier was anders, de volgorde van adviezen was anders, de manier van werken was anders… Het was dus hoogtijd om dit proces te stroomlijnen. En zo begonnen we aan de (schijnbaar onmogelijke) opdracht om het Vergunningsproces van Evenementen te standaardiseren in Vlaanderen. We bezochten alle stakeholders van dit proces: 10 pilootgemeenten, politie en brandweer. Samen waren we ervan overtuigd dat het aanvragen en behandelen van een evenement een “standaardproces” is onafhankelijk van waar je het evenement organiseert.

Eagle Evenementenloket – automatisch conform GIPOD

Eigenlijk doorloopt elk evenement dezelfde fases van een eenvoudige vergunning:

  1. validatie
  2. signalisatie
  3. advies
  4. authorisatie.

Alleen zal niet elk evenement een inname op het openbaar domein hebben, en zal het aantal adviseurs vele male groter zijn: drank, geluid, catering, materiaal, veiligheid, publiciteit, … Op deze manier moesten we enkel een uniform aanvraagformulier maken, want het proces van behandelen was reeds ondersteund met het standaardplatform Eagle IOD.

Samen met de pilootgemeenten, brandweer én politie werd het eerste generieke aanvraagformulier ontwikkeld. Omdat het Eagle Evenementenloket een uitbreiding is op Eagle, geniet je standaard van de voordelen van Eagle: eenvoudig signalisatieplannen tekenen en automatisch conform GIPOD. Op deze manier is Eagle het eerste GIPOD geintegreerde Evenementenloket.

Het Eagle Evenementenloket is tot stand gekomen dankzij de hulp van Knokke-Heist, Damme, Ieper, Laarne, Oostrozebeke, Tielt, Dendermonde, Brandweerzone 1 en Politie Knokke-Heist Damme. Het was een intense samenwerking de afgelopen maanden, maar het resultaat mag er zijn. Wie interesse heeft: aarzel niet om ons te contacteren voor een demo.

Interesse