Use Case – Bestekchecker – Gemeente Breda
Grip op onderhoud met realtime inzicht in uitvoering
De gemeente Breda is verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, waaronder groen, wegen en civiele objecten. Dagelijks worden inspecties uitgevoerd om te controleren of onderhoudswerkzaamheden volgens contract en bestek worden uitgevoerd. Betrouwbare vastlegging, duidelijke communicatie en tijdige bijsturing zijn daarbij essentieel.
Jarenlang werkte de gemeente met papieren inspectielijsten en losse Excel-overzichten. Inspecteurs legden hun bevindingen vast in het veld en werkten deze later op kantoor uit. Dat kostte veel tijd, vergrootte de kans op fouten en zorgde regelmatig voor discussie met aannemers over de uitvoering van onderhoud.
De behoefte was helder: minder administratie, meer overzicht en één gedeelde waarheid voor alle betrokken partijen.
De uitdaging
In de dagelijkse praktijk liep de gemeente tegen meerdere knelpunten aan. De bestaande werkwijze bood onvoldoende overzicht en inzicht, waardoor processen minder efficiënt verliepen en de samenwerking met aannemers onder druk kwam te staan. Dit uitte zich onder andere in de volgende uitdagingen:
Inspecteurs besteedden een groot deel van hun tijd aan administratie in plaats van inspectie.
Inspectieresultaten, foto’s en afspraken waren versnipperd opgeslagen
Afwijkingen in onderhoudswerkzaamheden werden vaak pas laat zichtbaar
Factuurcontrole en termijnstaten kostten veel tijd en leidden tot discussie
Transparante verantwoording richting bestuur, audit en beheerafdelingen was lastig
“Nu is alles in één keer duidelijk.”
De oplossing
Bestekchecker als digitaal platform voor inspectie en afrekening Gemeente Breda koos voor Bestekchecker als centraal platform voor inspectie, opvolging en afrekening van onderhoudscontracten in de openbare ruimte. Inspecteurs registreren hun bevindingen direct in het veld via de mobiele app, inclusief foto’s, locatie en tijdstip. De gegevens worden automatisch gekoppeld aan het geldende bestek en de bijbehorende onderhoudsafspraken. Gemeente en aannemer werken in dezelfde digitale omgeving en kijken naar dezelfde actuele informatie. Afwijkingen zijn realtime inzichtelijk en kunnen direct worden opgevolgd, wat zorgt voor duidelijkheid en voorspelbaarheid in de uitvoering. Belangrijke onderdelen van de oplossing:
Digitale inspecties en vastlegging in het veld
Realtime delen van inspectieresultaten met aannemers
Automatische rapportages en termijnstaten
Eén centrale dataset voor uitvoering, afrekening en verantwoording
Het resultaat
Efficiënter toezicht en betere samenwerking Inspecteurs besteden weer meer tijd aan toezicht in de openbare ruimte, terwijl de administratie automatisch meeloopt met de uitgevoerde werkzaamheden. Sinds de invoering van Bestekchecker behaalt Gemeente Breda concrete resultaten:
Tot 50% tijdwinst op administratie en rapportage
Snellere facturatie en minder openstaande posten
Hogere kwaliteit van onderhoud door directe terugkoppeling en beter overzicht
De belangrijkste voordelen van Bestekchecker
- Minder administratieve lasten en lagere faalkosten
- Kortere doorlooptijden tussen inspectie en uitvoering
- Transparantie en objectieve bewijsvoering met foto’s, locaties en tijdstempels
- Snellere en voorspelbare afhandeling van facturen
Wil je ontdekken wat Bestekchecker voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag een demo aan of neem contact met ons op. We laten je graag zien hoe je inspecties, kwaliteitscontrole en contractafhandeling efficiënter, transparanter en aantoonbaar onder controle brengt.
